Episodio 64: Planificación semanal en un estudio de diseño

23 ene.

Si tu objetivo para este año es mejorar tu productividad y la gestión (saludable) de tu tiempo, te comparto mi metodología para planificar la semana de forma organizada y perfectamente compatible con la creatividad.

Soy una flipada de la organización, me encantan mis excels, mis planners y siempre busco una manera de optimizar mi tiempo - ¡más que nada, porque me gusta tener mucho tiempo libre para hacer otras cosas que trabajar!

No es necesario ser tan friki como yo para conseguirlo, sigue los pasos que comparto en este episodio y verás como tu productividad mejora radicalmente.

Mi workshop “Diseña tu 2023” sigue siendo disponible aquí.

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Si eres más de leer que de escuchar…

¡Hola! Estás escuchando el Episodio 64 del podcast Happy Designer. Soy Noe, diseñadora gráfica y fundadora de Lunes School, mi escuela para diseñadores freelance donde aprendemos todo lo que no nos enseñaron en las formaciones de diseño. He creado este podcast para compartir el backstage de mi estudio de branding Lunes Design, cómo me organizo y qué hago para que este negocio me aporte libertad financiera y creativa... Sin que esto signifique trabajar más horas.

Estamos empezando el 2023 - bueno, a ver el mes de enero está a punto de acabar, pero cuesta tanto arrancar después de las fiestas, ¿verdad?

Bueno, el caso es que en este momento del año tenemos la intención de mejorar algunas cosas y tener una mejor organización suele ser algo que los diseñadores freelance desean.

Por si no lo sabes, yo soy una flipada de la organización, me recreo en mis excels, mis planners y siempre busco una manera de optimizar mi tiempo - más que nada, porque me gusta tener mucho tiempo libre para hacer otras cosas que trabajar!

Así que si tu objetivo para 2023 es mejorar en este aspecto, puedes hacerme caso porque he probado muchas, muchísimas cosas y he puesto a punto una metodología organizada perfectamente compatible con la creatividad.

Y hoy te voy a contar cómo organizo mi semana.

Vamos al lío.

Suelo recibir un montón de preguntas sobre el tema de la productividad, cuantas horas trabajo y cómo me organizo, sobre todo a la hora de ser constante con mi marketing o mejorar mi negocio mientras sigo trabajando para mis clientes.

Por lo que me comentais, desde fuera parece que lo estoy haciendo fenomenal, y bueno, más allá de las apariencias, yo te quiero decir con total transparencia, que del otro lado de la pantalla yo no tengo la sensación de estar haciendo la mitad de lo que debería, e incluso hay fases en las cuales todo esto se me va de las manos completamente. Pero como siempre digo, tener una buena estructura y rutinas permite que, incluso en momentos en los cuales pierdo esta constancia, o la estructura misma, es mucho más fácil volver a ella rápidamente.

Entonces, eso es lo primero que te comparto: planifico mi semana al detalle. Tengo como una plantilla de planificación semanal y la voy ajustando según lo que toque hacer cada semana. Esto lo hago los viernes si todavía tengo ganas, y sino lo dejo para lunes a primera hora. Hay quien le gusta hacerlo el domingo por la tarde, por si lo quieres probar: a mi no me gusta nada pensar en el trabajo en fin de semana, por mucho que me apasione mi trabajo.

Uso Google Calendar para hacerlo, es lo que me resulta más cómodo. Ah, te dejo un super consejo, por si los colores por defecto de Google Calendar hacen sangrar tus ojitos de diseñador. El truco está en crear varios calendarios en tu agenda, verás que hay una opción que pone “Otros calendarios” pues aquí vas creando uno para cada temática de tu agenda - por ejemplo yo tengo Personal / clientes / marketing / administración… etc. Y a cada uno de estos calendarios asignas un color que te guste. Y allí verás tu agenda Google Calendar mucho más bonita y, querrás que no, eso es lo que a mi me ha motivado a usarlo más.

Bien, entonces, uso Calendar básicamente porque siempre lo tengo a mano, desde mi móvil o en el escritorio cuando estoy en el estudio, se comparte fácilmente, puede crear una plantilla y repetirla automáticamente cada semana y se cambian las cosas sin tener que tachar. Pero oye, si a ti te molan las agendas en papel, ¡adelante! La cuestión es planificar tus tareas al detalle, cada semana.

Bien, la segunda cosa es planificar el trabajo para clientes y el trabajo para tu propio negocio. No sé cuantos episodios llevó mencionando esto, ¡pero es tan importante!

El 50 % del tiempo va para tu negocio. Esto es marketing, gestiones, administración, pulir procesos de trabajo, formarse… Mil cosas que nunca son muy urgentes y por lo tanto que solemos dejar por último.

Ojo, es importante tener un plan para decidir qué tarea toca cada día, sobre todo las de tu negocio. Hace poco llevé a cabo un workshop para planificar el año, y ahora puedes conseguir la grabación del workshop. Cuando lo acabesabes habrás:

- Concretado tu visión para el 2023

- Creado tu calendario de ventas - algo super importante a la hora de tomar las riendas de tu facturación.

- Habrás planificado tus proyectos y acciones para el 2023, cuidando de tu energía creativa.

Si te suena bien, estás a tiempo de dejar organizado un año poderoso. Te dejo el enlace con la info aquí.

Seguimos con la planificación de la semana.

Como te decía, planifico mi tiempo por bloques. Los bloques son de mínimo media hora (por ejemplo mi bloque de tiempo para contestar emails y comentarios en redes) y máximo 2 horas (esos son los bloques de creación).

Lo bloqueo así en mi agenda, para organizarme, pero luego, dentro de los bloques de 2 horas hago descansos, por supuesto - ya mencioné que soy muy fan de la técnica Pomodoro, que se ha vuelto imprescindible a la hora de cuidar muy salud, descansando más a menudo la espalda y el brazo.

Mi metodología para organizar estos bloques es la siguiente:

-Primero pongo las cosas personales - citas con amigos, clases de yoga, deporte… Esto no es negociable, y no quiero que se me olvide.

- Luego organizo lo demás en función de mi energía. Aprovecho mi energía creativa para hacer lo más importante y los momentos de energía o creatividad más baja, me pongo tareas más “automáticas”, por ejemplo organizar mis facturas de gastos o contestar emails.

Ahora, dos cositas.

No todo cabe en la agenda. Cuando lo hacemos así, se ve claramente. No todas las tareas que deberíamos hacer entran.

Es cuando se vuelve imprescindible saber qué es lo importante, lo prioritario, para poder descartar lo demás. ¿Cómo averiguamos lo que es prioritario? Determinando nosotros mismos una estrategia de negocio o trabajando en ella con un mentor, una de dos. Es la única manera de filtrar entre todo lo que toca hacer.

La segunda cosa es que todo lo que cabe en la agenda en teoría, no siempre acaba siendo lo que pasa en la realidad. Y no, no es necesario fustigarse por ello. Es normal, esto le pasa a todo el mundo. E imaginate si cumples con solo un 80% de lo que te planteas hacer en la semana, y lo haces todo el año… ¿Te imaginas lo bien que te irá todo? Esto es lo importante, no las tareas que no has conseguido hacer - siempre y cuando no has sacrificado tareas importantes o tu propio descanso.

Espero que te animes a probar planificarte las semanas al detalle, ¡me encantaría saber qué tal te va si lo pruebas! Y si ya es algo que hacías, espero que algunos trucos te hayan servido para pulir tu metodología.

Si este episodio te ha aportado algo, me gustaría pedirte que lo compartas y que me sigas, porque esto es lo que hace que llegue a otros diseñadores que podrían necesitar escuchar esto. Te mando un abrazo y hasta pronto para un nuevo episodio.