Cómo planificar tu trabajo como diseñador gráfico freelance: 3 técnicas infalibles
Si eres el típico diseñador que de repente se da cuenta que son las 19h y se pregunta dónde demonios se ha ido el día, este artículo sobre planificación va por ti.
Siendo diseñador gráfico freelance puede que tus días empiezan así: enciendes el ordenador con la mejor voluntad del mundo, totalmente dispuesto a avanzar en ese proyecto importante (o tu portfolio) y, al cabo de media hora, te ha cambiado el día a base de urgencias de clientes y demás imprevistos.
Parece que te pasas el día apagando fuegos, trabajando duro y sin embargo, vas arrastrando los proyectos grandes y las tareas de tu negocio de una página a otra de tu agenda, semana tras semana.
De hecho, esto hace que sea muy complicado dar plazos de entrega realistas a tus clientes: los vas estimando de forma intuitiva… y digamos que no siempre es un acierto (¡hola, horas extras!)
Estoy aquí para desmontar el mito de que ser creativo es ser caótico y derribar la típica excusa de que no podemos planificar el trabajo de diseño porque hemos de seguir nuestra inspiración. ¡No es verdad! Si bien la creatividad no es un proceso lineal y conlleva sus destiempos, no significa que podamos dejar que el día nos arrastre de esta manera.
Primer consejo de planificación: controla y apunta tus tiempos
Una buena forma de retomar el control de tu día es sabiendo en qué tareas gastas tu tiempo y cuánto tardas en cada proyecto de diseño. Te recomiendo usar la app Toggl, en dos minutos lo tendrás listo para monitorear tus horas. Pero no te compliques: si lo haces con un papel y un boli, la información sigue siendo igual de valiosa.
De momento, no juzgues los datos, ni te agobies, por ejemplo, por el tiempo que te pasas haciendo scroll en las redes... Tan sólo haz registros, como mínimo una semana, aunque te recomiendo hacerlo durante un mes para sacar conclusiones.
En realidad, es algo que deberías hacer siempre, es importante saber cuánto tiempo tardas en cada proyecto de diseño, para poder ajustar tus procesos y sobre todo tus precios. Pero lo dicho, comprométete con una semana y me doy por satisfecha 😉
Segundo consejo de planificación: prioriza las tareas
Estarás de acuerdo conmigo en que no tiene el mismo valor, ni la misma importancia dedicar una hora a contestar emails, que dedicar una hora al diseño de un proyecto que marcará la diferencia en tu porfolio. Muchas veces, los problemas de tiempo son en realidad problemas de prioridades.
Te dejo una herramienta muy, muy útil para gestionar tus tareas: los cuadrantes de Stephen Covey. Organiza tus tareas entre los 4 cuadrantes y actúa en consecuencia.
Te dejo un consejo para ayudarte a distinguir lo importante de lo no importante: piensa en las consecuencias que tendrá a un año vista.
Lo realmente importante es lo que más habrá hecho avanzar tu negocio en este tiempo.
Lo no importante, es lo que ni te acordarás haber hecho a un año vista.
¿Fácil, no?
Un apunte sobre la línea “no importante”. Si no puedes delegar o eliminar ciertas tareas por ahora, te recomiendo contemplar en tu planificación un tiempo muy, muy limitado para hacerlo. Hay tareas que si dejamos una hora para hacerlas, las hacemos en una hora. Y si sólo nos dejamos 30 minutos para hacerlas… como por arte de magia conseguimos hacerlas en 30 minutos.
Es la ley de Parkinson: el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine. Úsala a tu favor, ¡y sobre todo en estas tareas no importantes!
Tercer consejo de planificación: encuentra el equilibrio entre la creatividad y la productividad
Ok, resolver la ecuación creatividad VS. productividad es algo complejo. Tú y yo sabemos que el proceso creativo no es un proceso 100% productivo: el hecho de sentarte un determinado tiempo delante de Photoshop no te garantiza poder acabar tu propuesta gráfica y tachar la tarea de tu lista. Existen los bloqueos creativos, las pruebas que no salen bien, los cambios de tus clientes y decenas de tipos de destiempos...
¡No puedes planificar y cruzar los dedos esperando que esta vez los destiempos no ocurran! El truco está en contemplarlos en tu planning de la siguiente manera:
Bloquea tiempo en tu agenda para cada tarea creativa
Deja tiempo de más para que puedas llevarla a cabo sin consecuencias.
Si no tienes idea de cuánto tiempo dejar, puedes estimar cuánto tiempo tardas para una tarea y multiplicar por 1,5. Por ejemplo, si para diseñar una creatividad para Instagram tardas 2 h de promedio, dejas 3 horas en tu planning para diseñar esta creatividad (2h x 1,5 = 3h).
Si haces esto con cada tarea, verás que los imprevistos no desmontarán tu planificación nunca más.
Sabiendo todo esto… sólo te queda planificar tus semanas.
Te recomiendo planificar tus tareas por bloques de tiempo, de unas dos horas. Yo lo hago con Google Calendar pero, como siempre digo, no dejes que la búsqueda de la herramienta perfecta te distraiga. Un A4 y un boli hacen milagros.
Si quieres saber un poco más sobre mi sistema de planificación, te recomiendo escuchar mi episodio de podcast sobre la planificación semanal en un estudio de diseño gráfico desde aquí
Por último, no llenes tu planning de trabajo para clientes, acuérdate de dejar tiempo para trabajar en tu propio negocio (portfolio, facturas, marketing, gestiones…). Sólo así podrás construir el estudio de diseño de tus sueños.
¡A por ello!
